Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Khi thực hiện bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hóa đơn. Do đó, kế toán thường lựa chọn phương pháp xuất gộp thành một hóa đơn điện tử vào cuối ngày hoặc cuối tháng.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, theo quy định, 100% các doanh nghiệp trên cả nước đều bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn giấy sẽ chính thức bị loại bỏ, thay vào đó là chuyển sang hóa đơn điện tử. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các quy định về hóa đơn giấy sẽ chính thức hết hiệu lực.
Căn cứ vào những quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, những lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử bao gồm:
Như vậy, từ ngày 01/11/2020, mặc dù người mua có nhu cầu lấy hóa đơn hay không thì người bán đều phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Một số nguyên tắc quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử.
Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập, xuất hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
Trên đây là một số hướng dẫn về xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Doanh nghiệp cần lưu ý về các loại hóa đơn đang sử dụng, nguyên tắc lập hóa đơn và cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Vui lòng đăng nhập để sử dụng dịch vụ...
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Lưu ý các nội dung khi xuất hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các lập các tiêu thức trên hóa đơn điện tử như sau:
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ theo phần mềm VIN-HOADON:
* Lưu ý: Trong trường hợp đơn vị chỉ có 1 loại Hóa đơn mẫu thì màn hình sẽ bỏ qua bước chọn mẫu hóa đơn và tiến hành chuyển sang giao diện lập hóa đơn.
- Đơn vị có thể chọn ngày lập hóa đơn nhưng ngày ký hóa đơn thì không, do đó, hai ngày này có thể khác nhau. Tuy nhiên, đơn vị nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước về vấn đề này để tránh sai sót khi tiến hành lập hóa đơn.
- Khi người dùng tiến hành điền thông tin Tên người mua đầu tiên, các thông tin khác như Tên đơn vị, Mã số thuế và Địa chỉ sẽ tự động hiển thị.
- Mã số thuế được quy định bao gồm 10 ký tự hoặc 14 ký tự đối với các chi nhánh. Riêng đối với doanh nghiệp nước ngoài, mã số thuế sẽ được ghi ngay sau Tên công ty như hình minh họa bên dưới.
Bước 4: Nhập các thông tin về hàng hóa như: Tên hàng hóa, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất. Sau đó, nhấn chọn Lưu Tạm để tạo Hóa đơn nháp/ nhấn chọn Ký để thực hiện ký hóa đơn/ nhấn chọn Xem trước để xem trước hóa đơn/ Nhấn chọn Trở lại để trở về giao diện danh sách hóa đơn.
Bước 5: Sau khi nhấn chọn Lưu tạm, hóa đơn sẽ được lưu và hiển thị ở danh sách hóa đơn. Tại mục hành động, nhấn chọn Xem để xem và kiểm tra thông tin hóa đơn lần nữa.
Bước 6: Nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
Bước 7: Nhấn chọn Ký để gửi lên cơ quan thuế.
Bước 8: Nhấn vào biểu tượng hình kính lúp để kiểm tra trạng thái của hóa đơn vừa gửi cho cơ quan thuế. Nếu trạng thái hóa đơn có hiển thị mã thì hóa đơn hợp lệ, ngược lại, nếu bị từ chối, vui lòng liên hệ 19006134 để được hỗ trợ.
Dưới đây là hình ảnh minh họa của các hóa đơn đã nhận được mã từ cơ quan thuế:
Trên đây là toàn bộ các thông tin về xuất hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức. Hãy theo dõi VIN-HOADON để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
Xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là nội dung mà doanh nghiệp cần biết trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là 2 văn bản pháp luật chính quy định những nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm vững các loại hóa đơn, nguyên tắc và cách lập các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.
Cách viết tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa.
Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.
Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cơ bản
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm VIN-HOADON:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm VIN-HOADON.
Bước 2: Vào mục Hóa đơn, chọn Lập hóa đơn mới.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn.
Bước 5: Chọn hóa đơn vừa tạo, nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
Bước 6: Chọn Xem hóa đơn và nhấn chọn Ký để ký hóa đơn (Lưu ý: không có Token thì không ký được hóa đơn).
Bước 7: Sau khi ký thành công thì nhấn F5 để kiểm tra xem cơ quan thuế đã cấp mã cho hóa đơn đó hay chưa.
Theo dõi chi tiết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại đây.
Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai
Có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện có sai sót:
Người dùng sẽ thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy.
* Lưu ý: Trên hóa đơn được xuất lại, phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.
Với trường hợp điều chỉnh hóa đơn, cách này sẽ được áp dụng khi hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua và thực hiện kê khai thuế. Cả hai bên tiến hành làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót và ký.
Theo dõi chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử bị xuất sai trên phần mềm VIN-HOADON tại đây.
Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý về các loại hóa đơn điện tử sử dụng:
Hóa đơn GTGT điện tử: Là hóa đơn sử dụng cho doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, áp dụng cho các hoạt động:
Hóa đơn bán hàng điện tử: Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân:
